Wat is een KPI?

De betekenis van KPI’s uitgelegd

KPI’s zijn dus eigenlijk hele duidelijke doelstellingen, aan de hand waarvan je in de gaten kunt houden hoe het gaat met de organisatie. Die KPI’s kunnen zo specifiek – het verhogen van de klanttevredenheid naar een 8 op de schaal van 10 binnen de klantgroep 70+’ers met een sportauto – of zo algemeen – het verhogen van de omzet met 10% ten opzichte van vorig boekjaar – zijn als jij wil en jouw bedrijf nodig heeft. Jij bepaalt of ze ‘key’ of ‘kritiek’ zijn voor jouw organisatie.

Waarvoor wordt een KPI gebruikt?

KPI's zijn essentieel omdat ze helpen bij het beoordelen van de voortgang, het identificeren van sterke en zwakke punten, en het nemen van gerichte acties om de prestaties te verbeteren. KPI's zijn meetbare markers die aangeven of een organisatie op de juiste koers zit om haar doelstellingen te bereiken.

Het opstellen van KPI’s – hoe doe je dat?

Iedere KPI verschilt, afhankelijk van de industrie, het bedrijfsmodel, de omvang en de specifieke doelstellingen van een organisatie, maar over het algemeen moeten ze specifiek, meetbaar, relevant, haalbaar en tijdgebonden zijn. In de volksmond ook wel SMART genoemd. Voorbeelden van KPI's kunnen zijn: omzetgroei, winstgevendheid, klanttevredenheid, productiviteit, operationele efficiëntie, enzovoort.

Het opstellen van KPI's vereist een gestructureerde aanpak om ervoor te zorgen dat ze effectief zijn bij het meten van de prestaties en het bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie. Hier vind je 8 stappen die je kunt volgen om op een succesvolle manier KPI's op te stellen.

1. Bepaal en begrijp de strategische doelstellingen
   Voordat je KPI's definieert, is het essentieel om een duidelijk begrip te hebben van de strategische doelen van de organisatie. Wat probeert de organisatie te bereiken op de lange termijn? Stel dat als eerst vast.
   
   

2. Identificeer meetbare doelstellingen
   Vanuit de strategische doelen, bepaal je de specifieke doelstellingen die bijdragen aan het realiseren van die strategische doelen. Deze doelstellingen moeten meetbaar zijn en kunnen worden vertaald in kwantitatieve termen.
   
   

3. Identificeer de belangrijkste prestatiegebieden
   Identificeer de belangrijkste gebieden waarop de organisatie prestaties wil meten. Dit kunnen aspecten zijn zoals financiën, klantenservice, operationele efficiëntie, personeelsbeheer, enzovoort.
   
   

4. Bepaal de KPI's
   Voor elk van de belangrijkste prestatiegebieden, bepaal de specifieke KPI's die de prestaties zullen meten. KPI's moeten relevant zijn voor de doelstellingen, meetbaar, en beïnvloedbaar door de acties van de organisatie of het team.
   
   

5. Definieer meetmethoden en doelstellingen
   Bepaalhoe elke KPI gemeten zal worden en welke doelstellingen worden vastgesteld. Het is belangrijk om realistische doelen vast te stellen die uitdagend zijn, maar haalbaar binnen de gestelde tijdlijnen.
   
   

6. Communiceer en betrek belanghebbenden
   Zorg ervoor dat alle belanghebbenden binnen de organisatie op de hoogte zijn van de vastgestelde KPI’s en dat ze begrijpen hoe ze bijdragen aan de bredere strategische doelen. Betrek belangrijke belanghebbenden bij het proces om ervoor te zorgen dat de KPI's relevant en zinvol zijn.
   
   

7. Monitor en analyseer de KPI's
   Stel een systeem op om regelmatig de prestaties te meten en de voortgang ten opzichte van de doelstellingen te volgen. Analyseer de resultaten om inzicht te krijgen in de prestaties van de organisatie en identificeer eventuele gebieden die verbetering behoeven.
   
   
8. Pas aan indien nodig
   Evalueer regelmatig de effectiviteit van de KPI's en pas ze aan indien nodig om ervoor te zorgen dat ze blijven bijdragen aan de strategische doelstellingen van de organisatie. Als je deze 8 stappen doorloopt in de ontwikkeling van de KPI’s voor jouw bedrijf of afdeling, dan vergroot je de kans dat het ook daadwerkelijk zijn vruchten afwerpt.

Ben jij een expert op het gebied van het opstellen van KPI’s?

Voorbeelden van KPI’s in finance

Hier zijn enkele voorbeelden van KPI's die binnen de financiële afdeling kunnen worden gebruikt.

• Omzetgroei
  Waarschijnlijk een van de meest voor de hand liggende voorbeelden. Omzetgroei meet de procentuele verandering in omzet over een bepaalde periode en geeft inzicht in de groei van het bedrijf. Een voorbeeld van een KPI van omzetgroei kan zijn: het realiseren van een omzetgroei van minimaal 10% ten opzichte van de omzet van het vorige jaar.

   

• Winstmarges
  Deze KPI meet de winstgevendheid van een organisatie door de verhouding tussen de winst en de omzet te bepalen. Voorbeelden zijn bruto winstmarge (brutowinst/omzet) en nettowinstmarge (nettowinst/omzet). Een concreet voorbeeld van een KPI met betrekking tot de brutowinstmarge kan dus zijn: het behalen van een brutowinstmarge van 40% voor het volgende kwartaal.
  
  

• Return on investment (ROI)
  ROI meet het rendement dat een organisatie behaalt op haar investeringen. Het wordt berekend door de netto-opbrengst van een investering te delen door de initiële investering en uit te drukken als een percentage. Een concreet voorbeeld van een KPI van de ROI kan zijn: het behalen van een ROI van minimaal 10% voor de investering in de marketingcampagne gedurende het volgende kwartaal.

   

• Liquiditeitsratio's
  Deze KPI's meten het vermogen van een organisatie om aan haar kortetermijnverplichtingen te kunnen voldoen. Voorbeelden zijn de current ratio (vlottende activa/vlottende passiva) en de quick ratio (vlottende activa - voorraden/vlottende passiva). Een voorbeeld van een KPI met betrekking tot de current ratio is: het handhaven van een current ratio van minimaal 2,0 gedurende het lopende kwartaal.
  
  

• Cash Conversion Cycle (CCC)
  CCC meet de tijd die nodig is om contanten om te zetten in voorraden, vervolgens het verkopen van die voorraden en de betaling vanuit de debiteuren. Het kan helpen bij het beheren van werkkapitaal en liquiditeit. Een voorbeeld van een KPI: verminderen van de CCC tot minder dan 30 dagen gedurende het lopende jaar.
  
  

• Klantwinstgevendheid
  Deze KPI meet de winstgevendheid van individuele klanten of klantsegmenten door de totale winst die ze genereren te vergelijken met de kosten die aan hen zijn toegewezen. Een concreet voorbeeld kan zijn: het verhogen van de gemiddelde winstgevendheid per klant met 10% gedurende het lopende jaar.
  
  

• Economische toegevoegde waarde (EVA)
  EVA meet de mate waarin een bedrijf erin slaagt om rendement te behalen dat hoger is dan de kapitaalkosten. Het helpt bij het bepalen van de werkelijke economische winst van een organisatie. Een voorbeeld van een KPI met betrekking tot de EVA kan zijn: het realiseren van een positieve EVA van minimaal €500.000 gedurende het lopende jaar.
  
  De keuze van KPI's hangt af van de specifieke doelstellingen en behoeften van een organisatie, maar deze voorbeelden kunnen als startpunt dienen voor het vaststellen van KPI’s op de financiële afdeling.

Houd jij ervan om organisaties richting te geven?

Wat is (het nut van) een KPI dashboard?

Een dashboard is een manier om alles overzichtelijk te maken. Een KPI dashboard is dus een manier om alle KPI’s op een overzichtelijke manier bij elkaar te brengen. Hieronder vind je een aantal voordelen die een KPI dashboard met zich meebrengt.  

1. Het vergemakkelijkt prestatiebewaking
   Een KPI dashboard geeft in real-time of op regelmatige basis inzicht in de prestaties van verschillende aspecten van een organisatie, afhankelijk waarop de KPI’s van kracht zijn. Dit overzicht maakt het erg makkelijk om de prestaties van het bedrijf te bewaken.
   
   
2. Het helpt bij de besluitvorming
   Door belangrijke prestatie-indicatoren te visualiseren op een dashboard, kunnen managers beter geïnformeerde beslissingen nemen. Het stelt je in staat om trends en patronen te identificeren, gebieden van zwakte of kansen te ontdekken en strategieën te ontwikkelen om de prestaties te verbeteren.
   
   
3. Het kan dienen als communicatiemiddel
   Een KPI dashboard kan dienen als een communicatiemiddel binnen de organisatie. Het stelt alle belanghebbenden, van het management tot de medewerkers, in staat om op een eenvoudige manier de voortgang en prestaties te begrijpen en te bespreken.
   
   
4. Het kan de doelgerichtheid verhogen
   Doorbelangrijke doelstellingen en KPI's op een dashboard te plaatsen, worden medewerkers gemotiveerd om zich te concentreren op de prestaties die het meest bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie. Het houdt die medewerkers betrokken, het creëert een gevoel van urgentie en focus op de juiste activiteiten.
   
   
5. Het bevordert de transparantie en verantwoording
   Het gebruik van een KPI dashboard bevordert transparantie binnen de organisatie door het delen van belangrijke prestatiegegevens. Het helpt ook bij het creëren van een gevoel van verantwoordelijkheid onder medewerkers, omdat ze zich bewust zijn van hun bijdrage aan de algemene doelstellingen. verantwoordelijkheid onder medewerkers, omdat ze zich bewust zijn van hun bijdrage aan de algemene doelstellingen.
   
   Dit zijn slechts een aantal voorbeelden van voordelen van een KPI dashboard en zoals je waarschijnlijk al was opgevallen, zit het belangrijkste voordeel ‘m in de visualisatie. Overzicht geeft inzicht. Of je dat nu via Excel of de laatste Power BI systemen, dat is dan aan jou.